hỏi khó #6: làm thế nào công ty này biết bạn phù hợp?

nhân một mùa tuyển dụng sắp về, và mình thì từng làm HR.

/“hỏi khó” là chuỗi bài viết về (1) những câu hỏi khó-trả-lời & (2) những câu hỏi khó-nói-ra. mình mong chuỗi bài này sẽ trở thành một chiếc nam châm, giúp mình tiếp tục được gặp và thảo luận về nhiều câu hỏi thú vị hơn trong đời. :>  

---

mở bài:

chào cả nhà, tuần này của mọi người ổn chứ? mình thì cũm cũm ~

khối lượng công việc chốt năm nhiều hơn mình có thể tưởng tượng. nhưng không khí dễ chịu của Sài Gòn, vài buổi gặp gỡ mừng Giáng Sinh vẫn khiến mình thấy dễ chịu hơn.

cũng đã một tuần từ lúc mình viết hỏi khó #5 — với góc nhìn là người ứng tuyển:

và newsfeeds của mình cũng xuất hiện nhiều tin tuyển dụng hơn, đặc biệt là các chương trình dành cho các em sinh viên, có thể kể đến như một chương trình từ “nhà cũ” của mình”: Unilever.

Unilever Future Leaders Program là một chương trình tuyển dụng dành cho sinh viên mới ra trường hoặc tốt nghiệp không quá 2 năm — với lộ trình được hứa hẹn là ‘stretching but rewarding’ để trở thành Manager [vị trí Quản Lý, thường tìm kiếm ứng viên 5 đến 7 năm kinh nghiệm] nay chỉ trong vòng 2 năm.
Thông tin thêm tại: https://www.facebook.com/UnileverCareersVietnam

và mình mong là — #hỏi-khó-6 — với góc nhìn là nhà tuyển dụng/ người làm nhân sự, sẽ cho mọi người thêm mảnh ghép còn lại của bức tranh tuyển dụng.

*disclaimer: bài viết dựa trên các quan sát & tổng hợp cả nhân. chuyện tuyển dụng, dù có một vài khuôn mẫu, vốn là chuyện có rất nhiều "dữ liệu ngoại biên" - outlier data. mong được nghe thêm chia sẻ từ bạn nhé! 

thân bài:

một nhỏ, mọi thứ đều bắt đầu từ nhu cầu.

yếu tố đầu tiên khiến cho câu trả lời trở nên khác đi, với mình, là nhu cầu của doanh nghiệp cho vị trí đó. các doanh nghiệp đều sẽ có hai nhu cầu cơ bản:

• nhu cầu hiện tại/ nhu cầu cấp thiết, bao gồm — tuyển thay thế cho một nhân viên vừa nghỉ việc hoặc luân chuyển, tuyển mở rộng cho các nhánh kinh doanh hoặc dự án mới.
  
  và,
  

• nhu cầu tương lai, bao gồm — tuyển tạo nguồn cho các dự án thời vụ hoặc tạo nguồn cho các vị trí chính thức/ vị trí quản lý, có thể kể đến như các chương trình tuyển dụng thực tập sinh cho các công ty kiểm toán “chạy” dự án vào mùa cuối năm, hoặc các chương trình tuyển “quản trị viên tập sự” của các tập đoàn lớn.

với mỗi nhu cầu, thời gian tuyển dụng, tiêu chí tuyển dụng và quy trình tuyển dụng sẽ có những sự khác biệt, ví dụ:

• một vị trí được tuyển dựa trên nhu cầu hiện tại thường sẽ có mô tả công việc (job description) rõ ràng hơn, các bộ kỹ năng cụ thể dựa trên vai trò và năng lực của người tiền nhiệm.

  
  trong khi đó,
  

• một vị trí được tuyển dựa trên nhu cầu của tương lai, thường sẽ có mô tả công việc tổng quan hơn như một “lính du kích”— một người có thể sẵn sàng luân chuyển đi các vị trí khác nhau trong cùng một phòng ban, mỗi vị trí có thể chỉ trong một thời gian ngắn — 3 tháng — 6 tháng — 1 năm.
  
  vì tính chất này, vị trí cũng thường tìm kiếm ứng viên có chuyên môn nền tảng tốt (foundational knowledge), đi kèm với khả năng học và thích ứng nhanh (fast learners). có thể nói là hơi hơi — “jack-of-all-trades”, hoặc “generalist” — cái gì cũng biết một chút. các vị trí này cũng tập trung đánh giá cao mức độ phù hợp với văn hóa và đồng điệu về mặt giá trị (culture fit/motivation).
  

ngoài lề một tẹo, cần phải nói là — trên lý thuyết, để một doanh nghiệp đánh giá được mình cần một vị trí thuộc nhóm “nhu cầu tương lai” là không hề dễ dàng. tưởng tượng là — mình đang (1) nuôi một chiếc cây giống trong 3 tháng đến 2 năm, (2) mong là cây sẽ phát triển tốt, và (3) biết là mình sẽ có đầu ra cho cây.

logic này dẫn đến việc là — các doanh nghiệp có khả năng định hình được nhu cầu tương lai thường cũng sẽ có chương trình đào tạo, văn hóa tốt, đãi ngộ ổn. bên cạnh đó, khoảng cách giữa đào tạo đại học và nhu cầu thực tế này cũng khiến việc phát triển bộ kỹ năng theo tinh thần “nhạc nào cũng nhảy được” còn hiếm, khiến nhiều doanh nghiệp cần phải trải trả mức đãi ngộ cao hơn để tìm được những ứng viên này.

hai nhỏ, nhìn sâu vào tiêu chí đánh giá (selection criteria).

sau khi nhận diện được nhu cầu hiện tại hoặc tương lai, bước tiếp theo — các bạn Đối Tác Nhân Sự (HR Business Partner) thường cần làm việc chung với các phòng ban để phát triển một bộ tiêu chí đánh giá.

một điều ít người biết là — bộ tiêu chí đánh giá này thường sẽ chỉ được công khai khoảng 70% (tức là phần lớn), nhưng giữ lại một vài tiêu chí ẩn — chỉ trong nội bộ ban đánh giá được biết.

có nhiều mô hình (framework) khác nhau để doanh nghiệp có thể phát triển bộ tiêu chí đánh giá cho một vị trí, trong đó có thể kể đến:

• Job fit — Culture Fit — Motivation: mức độ phù hợp cho công việc | mức độ phù hợp về văn hóa | động lực ứng tuyển

• A.S.K: Attitude — Skills — Knowledge: thái độ — kỹ năng — kiến thức

• Universal Competency Framework (UCF): Khung năng lực phổ quát. Tham khảo thêm tại đây.

  

  Nguồn: https://www.linkedin.com/pulse/trait-drives-personal-success-lou-adler

tùy thuộc vào công việc, tính chất và văn hóa doanh nghiệp — các bộ tiêu chí sẽ thay đổi, ví dụ:

• nếu bạn ứng tuyển vào Amazon, các bộ tiêu chí quan trọng nhất hẳn sẽ là 16 Nguyên Tắc Lãnh Đạo (Amazon’s 16 Leadership Principles). các vòng tuyển dụng được thiết kế để kiểm tra rất-sâu về các tiêu chí này.

• nếu bạn ứng tuyển cho một vị trí thiên về kỹ thuật như kỹ sư phần mềm (software developer), bộ tiêu chí có thể sẽ rất thiên về kiểm tra kỹ thuật, đòi hỏi bạn phải đi qua rất nhiều bài kiểm tra kỹ thuật khác nhau.

ba nhỏ, quy trình đánh giá sẽ liên kết chặt chẽ với tiêu chí.

phải bắt đầu đến bước này, quy trình đánh giá mà bạn trải qua mới bắt đầu được xây dựng.

một quy trình đánh giá phổ biển thường đi từ phân loại ứng viên hàng loạt (mass assessment) cho đến phân loại ứng viên chuyên sâu (indepth assessment) để đảm bảo tối ưu nguồn lực nhất, đặc biệt, khi một số vị trí ứng tuyển ‘hot hot’ có thể lên tới cả nghìn ứng viên.

thử tính nhẩm lương một giờ của một quản lý cấp cao (Senior Manager) nhân lên số lượng đó, bạn sẽ hiểu lý do tại sao rất-rất cần đánh giá hàng loạt…

Nguồn: https://corporate.eppendorf.com/en/career/our-application-process/

quy trình tuyển dụng phổ biến thường đi qua 4 trải nghiệm chính:

• (1) đánh giá lịch sử công việc: thông qua các CV/resume, các biểu mẫu (form) có sẵn, hoặc qua portfolio, hoặc qua referral check.

• (2) đánh giá kỹ năng hàng loạt: thông qua một bài kiểm tra chuẩn hóa, ví dụ: các đề bài lập trình, các bài kiểm tra SHL (về tư duy logic, tư duy số học, khả năng giải quyết vấn đề…), hoặc thậm chí là kiểm tra tính cách.
  
  thị trường các sản phẩm đánh giá kỹ năng hàng loạt cũng rất sôi nổi, với nhiều sản phẩm không chỉ tập trung vào nội dung đánh giá mà còn là hình thức trải nghiệm — có thể kể đến như Pymetrics Games chuyển bộ câu hỏi thành dạng trò chơi.

• (3) đánh giá động lực và mức độ phù hợp văn hóa sơ bộ: — thường là qua các buổi phỏng vấn ngắn với phòng Nhân sự, để đảm bảo kỳ vọng về mức lương, yêu cầu về văn hóa hoặc công việc được trao đổi trong không gian đủ bảo mật hơn và dễ dàng để giải đáp thắc mắc hơn.

• (4) đánh giá động lực, chuyên môn & phù hợp văn hóa chuyên sâu — đây gần như là bước cuối cùng và có siêu-siêu đa dạng hình thức, có thể kể đến như:

  • các buổi phỏng vấn 1:1 với ‘sếp’ trực tiếp.

  • các buổi phỏng vấn theo nhóm, với nhiều ‘sếp’ hoặc đối tác.

  • các buổi phỏng vấn theo nhóm, với nhiều ứng viên.

  • các dự án thực tế theo nhóm nhiều ứng viên (group discussion & observation)

    
    các hoạt động này có thể vô cùng đa dạng và chuyên sâu, hướng đến “giả lập” một môi trường làm việc gần nhất với môi trường thực tế để quan sát hành vi của ứng viên, từ đó phỏng đoán về mức độ phù hợp.
    

    chưa tính đến câu chuyện hiệu quả, cách xây dựng môi trường “mô phỏng” này chắc chắn là tốn nhiều công sức hơn, và vì thế, cũng sẽ cần nhiều cân nhắc khi lựa chọn.
    
    các hoạt động này cũng có thể diễn ra dưới rất nhiều hình thức — trực tuyến hoặc trực tiếp, liên tục hoặc cách ngày v.v…

Nguồn: https://interviewkickstart.com/blogs/articles/amazon-interview-process-guide

bốn nhỏ, phân tích các dữ liệu đổ về từ quy trình.

trong một quy trình lý tưởng, mỗi vòng đánh giá sẽ kiểm tra các khía cạnh khác nhau hoặc bổ sung cho nhau của vị trí cần tuyển. các dữ liệu được ghi nhận đầy đủ để hỗ trợ quyết định cuối cùng. thông tin thường bao gồm:

• dữ liệu định tính — qualitative: hành vi ứng viên trong quá trình phỏng vấn, câu trả lời hoặc bài tập thực tế.

• dữ liệu định lượng — quantitative: điểm số — thường trên thang likert (1 đến 5) hoặc đạt/không đạt theo các tiêu chí đã xác định trước.

ở các vòng đầu, dữ liệu định lượng thường được sử dụng, nhưng đến các vòng cuối, khi chênh lệch điểm số không còn lớn, dữ liệu định tính sẽ là yếu tố quyết định, giúp hội đồng tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.

hội đồng tuyển dụng này cũng sẽ thay đổi quy mô dựa trên mức độ quan trojgn của vị trí. hội đồng đơn giản nhất thường chỉ bao gồm sếp — manager trực tiếp. và mình cũng từng được quan sát những hội đồng bao gồm cả C-Level và Giám đốc phòng ban (Head of Department) để đánh giá một ứng viên chỉ mới ra trường. ;)

năm nhỏ, bạn có một tin vui và một tin buồn.

tất cả những kể lể lê thê ở trên của mình là những thứ mình đã chuẩn bị để cho bạn một chiếc tin buồn: dù là với tất cả những logic trên, không thật sự có một quy trình tuyển dụng nào là hoàn hảo, là đảm bảo bạn sẽ ở lại với công ty ấy dài lâu, là đảm bảo bạn sẽ làm được công việc ấy xuất sắc.

ngay cả những quy trình chặt chẽ, rõ ràng nhất vẫn có thể đưa ra lựa chọn những ứng viên siêu siêu khó-hiểu và họ có thể rời đi chỉ trong ngày đầu tiên đi làm.

lý do? mình không rõ. mình nghĩ cả ba phía — người đưa ra quyết định, người thực thi quy trình tuyển dụng và ứng viên đều cần phải được xem xét, và xem xét trên từng trường hợp.

nhưng một điều mình — và mình tin là cả bạn đều biết, là loài người vốn dĩ là loài cảm tính, dễ bị chi phối bởi các tiểu tiết và cảm xúc — và điều này khiến chúng mình khác biệt so với một chú bé robot được lập trình.

may mắn là, tin buồn này là tiền đề của một tin vui sau: không có quy trình nào là đánh giá đủ toàn diện, việc bạn nhận được những lá thư thư từ chối CHƯA BAO GIỜ - VÀ KHÔNG BAO GIỜ phản ánh ĐỦ khả năng, tiềm năng và giá trị của bạn.

có một điều mà mình rút ra được sau 5 năm làm Nhân Sự, mỗi năm tổ chức vài chương trình tuyển dụng, ngồi lắng nghe hàng nghìn buổi phỏng vấn và định hướng nghề nghiệp, đó là:

hãy luôn là chính mình — phiên bản có chuẩn bị và tìm hiểu kỹ nhất về vị trí này, về doanh nghiệp này — trong mọi quy trình tuyển dụng.

đừng cố khoác lên mình một chiếc áo không vừa vặn chỉ để gây ấn tượng.

bởi lẽ, dù hội đồng tuyển dụng có thích chiếc áo đó và chọn bạn, thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ cảm thấy việc mặc chiếc áo khó chịu và muốn bỏ nó đi.

vậy tại sao không tránh việc mặc chiếc áo không vừa vặn ấy ngay từ đầu?

điều này cũng không có nghĩa là — bạn nên hoàn toàn vứt chiếc áo ấy đi. biết đâu, vào một ngày đẹp trời, bạn sẽ thấy nó lại vừa vặn?

kết bài:

vậy — bạn có thể làm gì sau khi đọc bài này ? dưới đây một vài gợi ý của mình:

• (0) để lại bình luận cho mình biết nếu bạn có thắc mắc hoặc chưa rõ điều gì :>

• (1) đọc lại hỏi khó 5 — viết ra các câu trả lời cho các câu hỏi được gợi ý

• (2) đọc lại hỏi khó 6 — xem xét nhu cầu, tiêu chí và quy trình tuyển dụng của vị trí mình muốn ứng tuyển.

• (3) phân tích xem làm thế nào để thể hiện các câu trả lời từ (1) tốt nhất trong các bối cảnh của (2)

• (4) tập luyện những gì rút ra được từ (3) trong môi trường phỏng vấn/ ứng tuyển giả lập — vì áp lực thời gian và không gian đôi khi không chừa một ai.

• (5) và nếu có thể — nhờ một người khác cho bạn biết những điểm mù — mà bạn chưa nhận ra khi tập luyện — từ ngôn ngữ hình thể, cách cấu trúc hoặc tiếp cận câu trả lời v.v…

những ngày cuối năm này khi chúng mình bắt đầu nhìn lại những hành trình đang có và xem xét các cơ hội mới, mình mong bài viết này sẽ hữu ích với bạn.

và dẫu mình biết đôi khi đây là một chuyện xa xỉ, mình chúc bạn được sống thật — làm thật — yêu thật — dù ở bất cứ nơi đâu.

“hỏi khó #6: làm thế nào công ty này biết bạn phù hợp? là 2,741 từ của tuần 40 viết đều và (tập tành) viết hay của 2024. (tập tành) viết hay của 2024.

còn 2 tuần nữa là hết năm 2024.

bài viết thuộc thử thách Viết Tiếp Sức từ #wotnalumni.

nếu bạn muốn đọc 33+ bài viết còn lại, các cháu ở Substack này, và cả ở đây: www.gowiththeflaws.com/

nếu bạn đã đọc đến đây - cảm ơn bạn - và mình chúc bạn một ngày thật hiền :>